Politique de confidentialité

Qui est responsable

INAFEST SAS, 25 rue de Ponthieu, 75008 Paris, édite Koproz et est responsable des traitements décrits ici.

Pour toute question sur vos données : contact@koproz.com (ouvre votre messagerie).

1. Votre compte

Pourquoi. Créer votre espace, vous reconnaître à chaque connexion, vous écrire au sujet de votre compte.

Base légale. Le contrat que forment les conditions d’utilisation.

Données. Nom, prénom, adresse email. Si vous aviez donné un téléphone avant le 10 octobre 2026, il est conservé, mais il n’est plus demandé ni montré aux autres membres. Votre mot de passe n’est pas stocké en clair. Si vous activez la double authentification, son secret. Si vous vous connectez avec Google ou avec Apple : l’identifiant de ce compte, votre nom et votre email, et votre photo avec Google. Apple peut transmettre une adresse relais si vous masquez votre email. Sans adresse email, le compte ne peut pas être créé. La preuve de votre acceptation des conditions d’utilisation : la version acceptée, la date, le geste et la page où vous l’avez fait.

Durée. Tant que votre compte existe. Un téléphone donné avant le 10 octobre 2026 : jusqu’à ce que vous demandiez son effacement à contact@koproz.com (ouvre votre messagerie), ou jusqu’à la suppression de votre compte. Quand vous le supprimez, votre email, votre nom, votre téléphone, votre photo, votre mot de passe, vos secrets de double authentification, vos sessions, vos liens de connexion en attente et la preuve de votre acceptation des conditions sont effacés dans le même geste. Vos contributions (sujets, commentaires, documents déposés) restent pour la copropriété, sous un nom neutre. Une copie peut subsister dans les sauvegardes jusqu’à leur expiration (section 8).

Qui y accède. Vous, et l’équipe Koproz pour l’assistance. Notre hébergeur et notre service d’envoi d’emails, dans l’Union européenne.

Journal de sécurité de votre compte

Pourquoi. Protéger votre compte et pouvoir démontrer ce qui s’y est passé. Koproz note les gestes qui touchent à sa sécurité : changement d’adresse email, réinitialisation du mot de passe, activation ou arrêt de la double authentification, nouveaux codes de secours, fermeture de sessions. Si vous nous écrivez « ce n’était pas moi », notre équipe retrouve le geste et son heure.

Base légale. Notre intérêt légitime à protéger les comptes et à rendre compte de ce que nous faisons de vos données (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD). Vous pouvez vous y opposer : nous examinons chaque demande, et la sécurité du compte peut justifier de garder le journal.

Données. Pour chaque geste : sa date, son type et le type d’appareil, sans numéro de version ni modèle. Votre adresse IP n’est pas conservée en clair. Les adresses email concernées sont masquées. Aucun mot de passe, aucun code et aucun lien de connexion n’y figure.

Durée. 12 mois, puis effacement. Si vous supprimez votre compte, ce qui vous identifie en est retiré. Restent la date et le type du geste, jusqu’à la fin des 12 mois.

Qui y accède. L’équipe Koproz, sur demande d’assistance ou en cas d’incident de sécurité, et vous-même sur demande. Ni les copropriétaires, ni le syndic. Notre hébergeur, dans l’Union européenne.

Trace des ouvertures de fichiers par le cabinet

Pourquoi. Savoir quand un membre d’un cabinet de syndic ouvre un document que la copropriété lui partage, ou un fichier que son cabinet a déposé, pour pouvoir le démontrer en cas de question.

Base légale. Notre intérêt légitime à protéger les documents de l’immeuble (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).

Données. L’identifiant du membre du cabinet qui ouvre, son cabinet, le fichier et l’heure. Pas d’adresse IP.

Durée. 12 mois, puis effacement. Si un compte est supprimé, son identifiant ne désigne plus personne.

Qui y accède. L’équipe Koproz, pour l’assistance ou en cas d’incident. Ni les copropriétaires, ni le cabinet.

2. Votre copropriété et vos voisins

Si l’administrateur ne passe plus. Koproz note la date de votre dernière visite de l’Accueil. Si l’administrateur d’un espace n’est pas passé depuis 90 jours, il en est prévenu par email. Un membre du conseil syndical peut reprendre l’administration. Sans conseil syndical, un copropriétaire le peut une fois ces 90 jours écoulés. Les membres de l’espace sont alors prévenus par email. Administrer l’espace est une fonction de l’outil : elle ne remplace ni le syndic ni le conseil syndical.

Si un voisin vous invite. Votre email nous vient de lui. L’email d’invitation dit qui vous invite et permet de refuser en un clic : le nom saisi pour vous inviter est alors effacé. S’il figure aussi dans un document de la copropriété, il reste attaché à ce document. Votre email reste associé à l’invitation refusée, comme trace du refus, jusqu’à l’effacement de l’invitation.

Pourquoi. Relier chaque membre à son immeuble, montrer qui en fait partie, permettre à l’administrateur et au conseil syndical d’accepter une demande d’accès, à l’administrateur de retirer un accès, inviter des voisins.

Base légale. Le contrat, pour votre adhésion. L’intérêt légitime de mise en relation entre copropriétaires d’un même immeuble, pour les invitations.

Données. L’adresse de l’immeuble, choisie dans le référentiel national des adresses. Votre qualité : copropriétaire, locataire, famille ou autre. Vous la déclarez, ou l’administrateur la précise. Est locataire toute personne qui habite ou utilise un lot sans en être propriétaire, à titre payant ou gratuit. Vos numéros de lots et vos tantièmes, si vous, l’administrateur ou le syndic les renseignez. L’origine de votre entrée (invitation, lien, affiche). La date de votre dernière visite de l’Accueil. Pour une invitation : l’email et le nom du voisin invité.

Durée. Votre adhésion : tant que la copropriété existe sur Koproz. Si vous quittez ou êtes retiré, vous perdez l’accès et ne recevez plus ses emails ; vos lots restent attachés à la copropriété. Invitations : effacées 14 jours après leur expiration. Le reste : tant que la copropriété existe sur Koproz, puis effacé avec elle.

Qui y accède. Les membres voient votre nom sous une forme abrégée (nom et initiale du prénom), vos sujets et vos commentaires. Votre email leur est masqué, y compris à l’administrateur, tant que vous ne le montrez pas depuis votre profil. Votre téléphone n’est montré à aucun d’eux. Quand vous demandez à rejoindre un immeuble, l’administrateur et le conseil syndical voient votre nom, votre email et la qualité que vous déclarez, pour décider ; ils sont prévenus de votre demande par email. Vos tantièmes ne sont visibles que de vous et de l’administrateur. Notre hébergeur et notre service d’envoi d’emails, dans l’Union européenne. Le référentiel national des adresses reçoit l’adresse que vous tapez, et rien d’autre.

3. Documents et traitement automatique

Traitement automatique. Une intelligence artificielle hébergée dans l’Union européenne traite le document, en tire des informations, met les devis en regard et répond aux questions. Elle ne prend aucune décision à votre sujet. L’assistant cite sa source. Une réponse peut se tromper : vérifiez-la sur le document d’origine. Les documents ne sont pas modifiés : les noms qui y figurent restent visibles, ce sont des actes de la copropriété.

Les personnes citées dans les documents. Un procès-verbal ou un devis contient souvent des données de personnes non inscrites sur Koproz, en particulier d’autres copropriétaires. Elles nous parviennent par le membre qui dépose le document. INAFEST les traite en qualité de responsable de traitement, pour cette seule finalité. Elles sont montrées aux copropriétaires inscrits de l’immeuble et, pour les documents que la copropriété lui partage, au cabinet de syndic rattaché (voir ci-dessous). Ces personnes ont les mêmes droits que vous (voir « Vos droits »). Les informer une à une demanderait un effort disproportionné (article 14, paragraphe 5, point b, du RGPD) : cette page tient lieu d’information.

Documents partagés avec le cabinet de syndic. Quand un cabinet de syndic est rattaché à l’immeuble, il ne lit aucun document tant que l’administrateur ou le conseil syndical n’a pas coché, catégorie par catégorie, ce qu’il peut lire. Un partage ne vaut que pour les documents chargés à partir du moment où il est coché. Les documents chargés avant ne lui sont montrés que si l’administrateur ou le conseil syndical les ajoute, par un choix distinct. Le cabinet voit le titre, la catégorie, la date de chargement et la taille du document, et peut le télécharger ; il ne voit pas qui l’a chargé. Le membre qui charge un document peut le garder entre voisins en décochant « Visible du syndic » au chargement : le cabinet ne le lit pas. Les documents classés « salaires » et ceux qui sont refusés comme documents personnels ne sont pas partagés. L’administrateur et le conseil syndical peuvent retirer un partage à tout moment ; les copies déjà téléchargées par le cabinet restent chez lui. Chaque copropriétaire inscrit de l’immeuble reçoit un email quand une catégorie est partagée ou étendue aux documents d’avant. Un document partagé seul, hors catégorie, n’envoie pas d’email : il se voit sur la page « Ce que lit le cabinet », que chaque copropriétaire inscrit peut ouvrir à tout moment.

Pourquoi. Conserver les documents de la copropriété (procès-verbaux, devis, règlement, diagnostics, contrats), en extraire ce qui sert à la suivre, et répondre à vos questions en citant la source. Vérifier qu’un fichier déposé n’est pas dangereux.

Base légale. L’intérêt légitime des copropriétaires à comprendre et suivre la gestion de leur immeuble. Pour la lecture par le cabinet de syndic rattaché : l’intérêt légitime des copropriétaires à ce que leur syndic accède aux documents qu’ils choisissent de lui partager.

Données. Le fichier, et ce que le traitement en extrait : noms des copropriétaires cités, lots, dates, montants, ainsi qu’un index de recherche. Les questions que vous posez à l’assistant et ses réponses.

Durée. Jusqu’à la suppression du document par un membre autorisé : le fichier et son index sont alors effacés. Sinon, tant que la copropriété existe sur Koproz, puis effacé avec elle. Les questions posées à l’assistant et ses réponses : tant que la copropriété existe sur Koproz, puis effacées avec elle.

Qui y accède. Les copropriétaires inscrits de l’immeuble. Pas les locataires. Le cabinet de syndic rattaché à l’immeuble, pour les seules catégories de documents que l’administrateur ou le conseil syndical lui partage (voir « Documents partagés avec le cabinet de syndic » ci-dessous). Notre hébergeur et l’intelligence artificielle, dans l’Union européenne. Avant d’être ouvert ou confié à l’intelligence artificielle, un fichier déposé est analysé par un antivirus que nous exploitons chez notre hébergeur, dans l’Union européenne : le fichier ne quitte pas notre hébergeur.

4. Sujets, commentaires et photos

Pourquoi. Signaler ce qui se passe dans l’immeuble, en discuter, préparer la prochaine réunion.

Base légale. Le contrat. Pour ce que le syndic lit ou reçoit, qu’un cabinet soit rattaché ou que le syndic soit prévenu par email : l’intérêt légitime de la copropriété à échanger avec son syndic.

Données. Ce que vous écrivez, les photos et vidéos que vous ajoutez, vos « moi aussi », vos priorités, vos avis. Les devis que vous attachez à un sujet : le prestataire, le montant, le délai et les conditions que vous saisissez. Leur comparatif, écrit par une intelligence artificielle hébergée dans l’Union européenne à partir de ces saisies. La position GPS et les informations sur l’appareil sont retirées des photos avant stockage. Les vidéos sont conservées telles quelles.

Durée. Tant que la copropriété existe sur Koproz, puis effacés avec elle. Après la suppression de votre compte, vos contributions restent pour la copropriété, sous un nom neutre. Une photo que vous supprimez est effacée dans le même geste. Une photo commencée et non envoyée est effacée sous un jour. Un email parti au syndic reste dans sa messagerie : Koproz ne peut pas l’effacer. Koproz garde la date de l’envoi et l’adresse utilisée.

Qui y accède. Les membres de l’immeuble, quelle que soit leur qualité : copropriétaires, locataires, famille ou autre. Si un cabinet de syndic est rattaché à l’immeuble, il lit aussi les sujets et leurs commentaires, y compris ceux écrits avant son rattachement, avec le nom de leur auteur sous la forme « Dupont J. ». Il peut y répondre. Quand un membre lui transmet un sujet, il lit aussi sa description, son lieu et ses photos et vidéos. Il ne lit pas un sujet publié « Sans le syndic », c’est-à-dire la case « Visible du syndic » décochée, ni un sujet que son auteur a retiré. Quand l’administrateur ou le conseil syndical prévient le syndic et qu’aucun cabinet n’est rattaché à l’immeuble sur Koproz, le syndic reçoit un email à l’adresse saisie sur sa fiche. L’email porte le sujet, son lieu, ses photos et vidéos, et les commentaires des voisins, datés et sans le nom de leur auteur. La personne qui prévient peut retirer les commentaires avant l’envoi. Les « moi aussi » et les priorités sont comptés sans noms. Notre hébergeur et notre service d’envoi d’emails, dans l’Union européenne.

Signalements de contenus illicites

« Le masquer pour moi » enregistre, pour vous seul, les commentaires et les photos que vous avez masqués après un signalement. Personne d’autre ne le voit. Ces lignes sont effacées à la suppression de votre compte.

Si un contenu est signalé pour des propos injurieux ou menaçants, nous en gardons une copie dès le signalement : le texte ou l’identifiant de la photo, le compte de son auteur et son adresse email, l’immeuble et les dates. Cette copie reste même si l’auteur supprime ensuite son contenu ou son compte. Elle sert à informer les autorités en cas de menace pour la vie ou la sécurité d’une personne. Seule l’équipe Koproz la lit. Les autorités la reçoivent dans ce cas, ou sur réquisition. Si nous laissons le contenu en ligne, ou si nous le rétablissons, nous effaçons la copie à ce moment. Si nous retirons le contenu, nous l’effaçons 12 mois après le retrait. Si la copropriété est supprimée, nous l’effaçons au plus tard 12 mois après le signalement.

Pourquoi. Examiner un contenu signalé comme illicite, retirer ce qui l’est manifestement, répondre à la personne qui a signalé et à l’auteur, et informer les autorités en cas de menace pour la vie ou la sécurité d’une personne.

Base légale. L’obligation légale de traiter les signalements de contenus illicites (règlement européen sur les services numériques, articles 16 à 18), et notre intérêt légitime à faire respecter les conditions d’utilisation et à protéger les membres (article 6, paragraphe 1, points c et f, du RGPD).

Données. Le contenu signalé et son emplacement, le motif, la phrase d’explication, l’auteur, le compte de la personne qui signale (nom et email), notre décision, le motif retenu et l’explication envoyée à l’auteur.

Durée. 12 mois après la clôture du dossier, l’identité de la personne qui signale, sa phrase et l’explication envoyée à l’auteur sont retirées. Le texte d’un contenu retiré est remplacé par « Contenu retiré » 12 mois après son retrait, et le fichier d’une photo retirée est effacé ; la mention reste. Le reste du dossier est conservé tant que la copropriété existe sur Koproz, puis effacé avec elle.

Qui y accède. L’équipe Koproz. Ni l’administrateur ni le conseil syndical de votre copropriété. L’auteur ne reçoit pas le nom de la personne qui a signalé. Les autorités, en cas de menace pour la vie ou la sécurité d’une personne, ou sur réquisition. Notre hébergeur, dans l’Union européenne.

Annuaire des prestataires de l’immeuble

Les informer une à une demanderait un effort disproportionné (article 14, paragraphe 5, point b, du RGPD) : cette page tient lieu d’information. Les contacts des entreprises ont les mêmes droits que vous (voir « Vos droits »).

Pourquoi. Garder, pour l’immeuble, les entreprises qui y interviennent ou qui envoient un devis.

Base légale. L’intérêt légitime des membres à retrouver les entreprises de leur immeuble (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).

Données. Le nom de l’entreprise, son numéro SIREN, sa spécialité, son adresse et son site. Le nom, l’email et le téléphone d’un contact, si un membre les saisit.

Durée. Tant que la copropriété existe sur Koproz, puis effacé avec elle. Une fiche archivée par l’administrateur n’est plus montrée aux membres.

Qui y accède. Les membres de l’immeuble, quelle que soit leur qualité. Ils peuvent créer et modifier une fiche. Si un membre lance la recherche des coordonnées publiques d’une entreprise, le nom de l’entreprise et la ville de l’immeuble sont envoyés à un service de recherche de lieux, qui peut les traiter hors de l’Union européenne (voir la page des prestataires). Notre hébergeur, dans l’Union européenne.

5. Propositions de dates et lien avec le syndic

Quand un cabinet est rattaché à l’immeuble. Les alertes, les propositions de dates et les préparations d’assemblée arrivent dans l’espace Koproz du cabinet, et non à l’adresse de la fiche du syndic. Le cabinet les y lit. Il ne reçoit ni email ni lien personnel, sauf pour un sujet urgent. L’alerte part alors aussi par email aux personnes que le cabinet désigne. Une copie part à l’adresse de l’immeuble, à vous, au conseil syndical et aux membres que vous ajoutez. Si personne au cabinet ne l’ouvre en quatre heures ouvrées, Koproz la rappelle à ses responsables. Vous voyez le nom du cabinet et le prénom de la personne qui suit l’immeuble, avec l’initiale de son nom. Koproz garde une trace de chaque transmission (date, cabinet, suite donnée), sans adresse email.

Retenir une date. Quand vous retenez une date, elle part au syndic sans étape de relecture. Si votre syndic n’a pas de compte de cabinet sur Koproz, Koproz envoie au syndic un message à votre nom, signé de votre nom. Koproz le rédige à partir de la proposition : la date retenue, le nombre de réponses, les autres dates et le lien vers le détail des réponses. Si le cabinet a un compte, il lit la date retenue dans son espace, sans email. C’est le syndic qui convoque l’assemblée.

Pourquoi. Trouver une date de réunion qui convient, et la transmettre au syndic quand c’est prévu.

Base légale. Le contrat, pour les membres. L’intérêt légitime de la copropriété à s’organiser avec son syndic, pour le syndic.

Données. Vos disponibilités (disponible, si nécessaire, indisponible). Le nom et l’adresse email professionnelle du syndic, saisis par un membre. Un message transmis au syndic porte l’adresse de l’immeuble, le nom du membre qui écrit et son email en adresse de réponse.

Durée. Tant que la copropriété existe sur Koproz, puis effacées avec elle.

Qui y accède. Le syndic, qui n’est pas membre de l’espace. Si son cabinet n’a pas de compte sur Koproz, il reçoit un email et répond par un lien personnel, sans compte. Si son cabinet a un compte, il lit la demande et y répond depuis ce compte (section 9). Il voit des nombres de réponses par créneau, sans les noms, la date retenue et la précision écrite par la personne qui organise la réunion. Notre hébergeur et notre service d’envoi d’emails, dans l’Union européenne.

6. Emails et notifications

Pourquoi. Vous tenir au courant de ce qui vous concerne : résumé de l’immeuble, proposition de dates qui vous est adressée, réponse à votre sujet, signalement urgent. Recevoir les documents que les membres font suivre à l’adresse email de l’immeuble.

Base légale. Le contrat. Vous réglez le rythme depuis votre profil : un résumé chaque semaine, un résumé chaque mois, un email à chaque nouveau sujet, ou rien. Le résumé porte un lien qui passe ce réglage à « rien », sans vous connecter. Trois emails partent quel que soit ce réglage : une réponse à votre sujet, une proposition de dates qui vous est adressée, un signalement urgent. Vous activez ou coupez les notifications depuis votre navigateur.

Données. Votre email et votre réglage de rythme. Pour l’adresse de l’immeuble : l’expéditeur, l’objet et les pièces jointes. Seules les adresses des membres sont acceptées, et un document reçu ainsi attend la confirmation de son expéditeur. Pour les notifications : l’adresse technique d’envoi fournie par votre navigateur.

Durée. Journal des emails reçus : 30 jours. Avis de non-remise d’un email (adresse invalide ou refusée) : 90 jours. Adresse de notification : jusqu’à ce que vous coupiez les notifications ou que le service de votre navigateur la déclare expirée.

Qui y accède. Notre service d’envoi d’emails, dans l’Union européenne. Le service de notification de votre navigateur relaie un message chiffré qu’il ne peut pas lire.

7. Assistance : vous nous écrivez

Écrivez-nous sur koproz.fr/assistance, avec ou sans compte, ou à contact@koproz.com (ouvre votre messagerie). L’entrée « Écrire à Koproz » de l’application mène à cette page.

Pourquoi. Vous répondre : accès à votre compte, usage de l’outil, vos données, un contenu illicite à signaler. Une question de charges, de travaux ou d’assemblée générale relève de votre syndic et de votre conseil syndical.

Base légale. Le contrat, ou les mesures qui le précèdent, si vous avez un compte. Notre intérêt légitime à répondre aux personnes qui nous écrivent, sinon.

Données. Page d’assistance : votre adresse email et votre message ; si vous les précisez, votre profil (copropriétaire, locataire, cabinet de syndic, autre) et votre copropriété. « Nous écrire », qui n’est plus proposé, pour les messages déjà reçus : votre message, le lien avec votre compte, la copropriété, la page où vous étiez et le journal technique de vos dernières actions.

Durée. Page d’assistance : 12 mois après notre réponse ou le classement de votre demande, puis votre adresse, votre message et notre réponse sont effacés. Une demande sans réponse reste ouverte jusqu’à notre réponse ou son classement : nous revoyons chaque mois les demandes ouvertes, et les 12 mois courent ensuite. « Nous écrire » : tant que votre compte existe ; à sa suppression, le message n’est plus relié ni à votre nom, ni à votre email, ni à votre journal technique.

Qui y accède. L’équipe Koproz. Notre hébergeur et notre service d’envoi d’emails, dans l’Union européenne. Pour « Nous écrire », votre message, la copropriété, la page et le journal technique restent dans notre base, dans l’Union européenne.

8. Exploitation, sécurité et mesure d’usage

Pourquoi. Faire fonctionner Koproz, le protéger des abus, le restaurer après un incident, comprendre comment il sert.

Base légale. Notre intérêt légitime à sécuriser et améliorer le service.

Données. Des journaux techniques, dont les données personnelles sont retirées avant écriture. Votre adresse IP, sous une forme illisible, pour limiter les abus. Des sauvegardes de la base, qui ne servent qu’à la restaurer. Le journal des opérations d’exploitation menées par notre équipe, qui peut citer le numéro interne d’un compte : les adresses email y sont masquées. Pour la mesure d’usage, des événements (document déposé, question posée) rattachés à un numéro interne, ou à un pseudonyme avant la connexion, sans nom, sans email, sans contenu.

Durée. Journaux techniques : 30 jours. Journal des opérations d’exploitation : son détail est effacé après 90 jours. Reste la trace de chaque opération (qui l’a menée, quand, avec quel résultat), pour établir les responsabilités, conservée jusqu’à cinq ans, délai de prescription du droit commun. Limitation des abus : de quelques minutes à quelques semaines. Événements de mesure d’usage : jusqu’à douze mois, puis effacés. Les sauvegardes sont conservées 10 ans au plus : les copies récentes quelques semaines, les copies d’archive deux ans ou dix ans selon leur type. Elles ne servent qu’à restaurer la base. Une donnée effacée de Koproz reste dans les sauvegardes faites avant son effacement, jusqu’à leur expiration.

Qui y accède. L’équipe Koproz. Son outil d’exploitation affiche des nombres, des alertes et des coûts, sans nom ni adresse de personne. Seule exception : la file des demandes d’assistance (section 7), protégée par une double vérification. Notre hébergeur et notre outil de mesure d’usage, dans l’Union européenne.

Journal des accès refusés

Pourquoi. Protéger les comptes et les copropriétés. Quand Koproz refuse une action, parce que la personne n’a pas le rôle ou l’accès nécessaire, il le note. Nous repérons ainsi une tentative d’accès anormale et comprenons un refus que vous nous signalez.

Base légale. Notre intérêt légitime à sécuriser le service (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).

Données. Pour chaque refus : votre identifiant interne de compte, la page ou l’action demandée, la copropriété ou l’élément visé, le motif du refus et l’heure. Ni votre adresse email, ni votre nom.

Durée. 90 jours au plus, puis effacement automatique.

Qui y accède. L’équipe Koproz, en cas d’incident ou sur demande d’assistance. Notre hébergeur, dans l’Union européenne.

Relecture de session, si vous l’acceptez

Pourquoi. Voir où une personne bloque, à partir des pages d’entrée, pendant la bêta.

Base légale. Votre consentement. Rien n’est enregistré avant votre accord. Le signal « Ne pas me suivre » (« Do Not Track ») de votre navigateur vaut refus. Vous pouvez retirer votre accord à tout moment.

Données. Le déroulé de l’écran, à partir des pages d’entrée et jusqu’au prochain rechargement de la page : il se poursuit donc sur le tableau de bord. Ce que vous tapez est masqué. Les zones qui affichent des noms ou des coordonnées de personnes le sont aussi dans les principaux écrans (voisins, demandes de rattachement, sujets et commentaires, syndic), mais pas dans tous : d’autres textes affichés à l’écran peuvent apparaître dans la relecture.

Durée. Les relectures sont conservées jusqu’à trente jours. Plus tôt sur demande.

Qui y accède. L’équipe Koproz. Notre outil de mesure d’usage, dans l’Union européenne.

9. Espace des cabinets de syndic

Cette section concerne les cabinets de syndic qui ouvrent un compte sur Koproz Syndic, et leurs collaborateurs.

Documents déposés par le cabinet. Le cabinet choisit qui les lit : tous les copropriétaires inscrits, le conseil syndical, ou un seul copropriétaire pour un document qui le concerne. Les locataires ne les lisent pas. Un document n’est lisible qu’après son analyse antivirus. L’administrateur peut masquer un document mal adressé. Koproz garde la trace de chaque ouverture d’un dépôt par un membre du cabinet : qui, quel fichier, quand. Un dépôt est traité et classé automatiquement, dans l’Union européenne. Un document reconnu comme document de salaires est écarté et son fichier effacé.

Paiement. L’abonnement payant n’est pas encore ouvert : aujourd’hui, rien n’est transmis à ce prestataire. Dès que l’abonnement d’un cabinet s’ouvre, au premier immeuble rattaché, nous transmettons à notre prestataire de paiement l’identité de facturation du cabinet (raison sociale, SIREN, adresse, numéro de TVA, email de facturation) et, tant qu’elle n’est pas renseignée, l’email du responsable du cabinet, pour lui adresser le rappel de fin d’essai. Les coordonnées bancaires et le mandat de prélèvement sont saisis chez ce prestataire : Koproz ne les reçoit pas et ne les conserve pas. Les factures sont conservées 10 ans, comme l’impose le droit comptable. Les copropriétaires ne paient rien et ne sont pas concernés : aucune donnée d’un copropriétaire ni d’un immeuble n’est transmise au prestataire de paiement.

Pourquoi. Permettre au cabinet de recevoir ce que les copropriétés lui adressent, d’y répondre, de leur déposer des documents et de lire ceux que la copropriété lui partage, de lire les sujets de l’immeuble et d’y répondre.

Base légale. Le contrat conclu avec le cabinet. Notre intérêt légitime, pour les collaborateurs que le cabinet invite.

Données. Nom, email professionnel et rôle de chaque collaborateur, secret de double authentification, immeubles rattachés, réponses et documents déposés. Journal des codes de secours : la date à laquelle un code est remis, régénéré ou utilisé, le nombre de codes restants et l’adresse IP sous une forme illisible, sans le code. Pour l’abonnement payant du cabinet : raison sociale, SIREN, adresse, numéro de TVA et email de facturation, identifiants du client et de l’abonnement chez notre prestataire de paiement, type du moyen de paiement (prélèvement ou carte), sans le numéro.

Durée. Compte : tant qu’il existe, puis effacé avec lui. Réponses : conservées avec l’immeuble, y compris après le départ du cabinet. Dépôts refusés, mis en quarantaine ou dont l’analyse a échoué : effacés après 90 jours. Journal des codes de secours : 12 mois.

Qui y accède. Les collaborateurs du cabinet. Le cabinet ne voit ni la liste des membres d’une copropriété, ni qui a répondu quoi aux propositions de dates. Il lit les documents partagés avec lui, et les sujets de l’immeuble ouverts au syndic, avec leurs commentaires (section 4). Notre hébergeur et notre service d’envoi d’emails, dans l’Union européenne. Pour l’abonnement payant, notre prestataire de paiement, qui peut traiter les données de facturation hors de l’Union européenne (voir « Ce qui sort de l’Union européenne »).

Gestionnaire invité par un administrateur

Pourquoi. L’administrateur d’un immeuble peut inviter un gestionnaire de syndic par son email. L’adresse sert à envoyer l’invitation et à la relier à la réponse du cabinet.

Base légale. L’intérêt légitime de la copropriété à désigner son syndic.

Données. L’adresse email du gestionnaire.

Durée. Effacée 14 jours après l’expiration ou l’annulation de l’invitation, ou 14 jours après la décision de l’administrateur sur la réponse.

Qui y accède. L’administrateur qui l’a saisie. Notre service d’envoi d’emails, dans l’Union européenne.

Acheminement des alertes et absences

Avant de servir, la boîte partagée est vérifiée par un lien valable 48 heures. L’email de vérification indique le nom du collaborateur qui l’a demandée et celui du cabinet.

Pourquoi. Le cabinet règle qui reçoit les alertes de chaque immeuble : un gestionnaire, son remplaçant pendant une absence, ou une boîte partagée du cabinet. Ces informations servent à acheminer les alertes et à les suivre, pas à mesurer l’activité des personnes.

Base légale. Le contrat conclu avec le cabinet.

Données. Les dates de chaque absence et le remplaçant désigné, sans motif. Le remplaçant habituel et les préférences de chacun. L’adresse de la boîte partagée. Pour chaque alerte, les numéros internes des collaborateurs destinataires, et si elle a été ouverte ou a reçu une réponse. Les adresses email ne sont pas recopiées dans ces traces.

Durée. Une absence est effacée six mois après sa fin. Six mois après chaque alerte, ce qui la relie à une absence est retiré, et la trace de ses envois est effacée. La boîte partagée est conservée avec le compte du cabinet.

Qui y accède. Le cabinet seul. Les copropriétaires voient le nom du cabinet et le prénom de la personne qui suit l’immeuble, avec l’initiale de son nom, sans rien savoir d’une absence. Notre hébergeur et notre service d’envoi d’emails, dans l’Union européenne.

10. Application iPhone

L’application iPhone n’est pas encore publiée. Cette section s’applique dès sa publication. Sur le site, la connexion avec Apple est décrite à la section 1.

Pourquoi. Vous servir Koproz sur iPhone : vous prévenir par notification, vous laisser vous connecter avec Apple, comprendre les plantages.

Base légale. Le contrat, pour les notifications et la connexion avec Apple. Votre accord, donné dans les réglages de votre iPhone, pour les diagnostics.

Données. Notifications : Apple relaie les notifications de l’application par son service de notification. Il reçoit seulement un identifiant technique de votre appareil et un texte générique (« Une nouvelle activité dans votre copropriété »). Le contenu de la notification est chiffré pour votre appareil : Apple ne peut pas le lire. Connexion avec Apple, si vous la choisissez : Apple nous transmet un identifiant, votre nom et votre email, ou une adresse relais si vous masquez votre email. Diagnostics, si vous acceptez de les partager avec les développeurs : Apple nous transmet des rapports de plantage anonymes.

Durée. L’identifiant de votre appareil : jusqu’à votre déconnexion, l’expiration de votre session ou la suppression de votre compte. Les données de connexion avec Apple : celles de votre compte (section 1). Les rapports de plantage : le temps de corriger le plantage qu’ils décrivent.

Qui y accède. Apple, qui agit selon sa propre politique de confidentialité et traite ces données en partie hors de l’Union européenne. L’équipe Koproz, pour les rapports de plantage.

Ce qui sort de l’Union européenne

Vos données sont hébergées dans l’Union européenne. Les données de facturation d’un cabinet de syndic peuvent être traitées hors de l’Union européenne par notre prestataire de paiement (voir ci-dessous).

Accès de support. Notre hébergeur, notre service d’envoi d’emails et notre outil de mesure d’usage peuvent accéder aux données depuis l’extérieur de l’Union européenne, pour le support ou l’exploitation de leur service. Ces accès sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et par le Data Privacy Framework. Notre hébergeur et notre service d’envoi d’emails, comme notre outil de mesure d’usage, sont liés à nous par un accord de traitement des données (article 28 du RGPD).

Envois hors de l’Union européenne. Trois cas, décrits plus haut :

• Le service de notification de votre navigateur relaie un message chiffré qu’il ne peut pas lire, avec pour seule donnée le jeton d’abonnement de votre appareil (section 6).
• Sur iPhone, dès la publication de l’application, Apple relaie les notifications et traite la connexion avec Apple et les diagnostics (section 10).
• Pour l’abonnement d’un cabinet de syndic, notre prestataire de paiement reçoit les données de facturation du cabinet hors de l’Union européenne, sous les clauses contractuelles types de la Commission européenne et le Data Privacy Framework (décision d’adéquation de la Commission européenne). Il est lié à nous par un accord de traitement des données (article 28 du RGPD) (section 9).

Vous pouvez obtenir une copie de ces clauses en écrivant à contact@koproz.com (ouvre votre messagerie).

Le nom de chaque prestataire, son pays et le cadre de chaque accès figurent sur la page Prestataires et destinataires.

Vos droits

Vous pouvez à tout moment :

• accéder à vos données et les emporter : « Exporter mes données » dans votre profil vous remet un fichier ;
• les corriger : nom et email depuis votre profil. Pour effacer un téléphone donné avant le 10 octobre 2026, écrivez à contact@koproz.com (ouvre votre messagerie) ;
• les effacer : « Supprimer mon compte » dans votre profil (si vous administrez une copropriété active, transférez d’abord l’administration), ou par email si vous n’avez plus accès. Pour un compte de cabinet de syndic, écrivez à contact@koproz.com (ouvre votre messagerie) : la suppression en libre-service n’existe pas encore ;
• vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, dont les invitations, la mesure d’usage et le journal de sécurité ;
• retirer votre consentement à la relecture de session, sans effet sur ce qui a été fait avant ;
• définir des directives sur le sort de vos données après votre décès ;
• demander la limitation d’un traitement.

Ces droits valent aussi pour une personne citée dans un document déposé sur Koproz, même sans compte.

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n’est prise de façon automatisée.

Écrivez à contact@koproz.com (ouvre votre messagerie). Nous répondons sous un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe ; nous vous le disons alors. Vous pouvez obtenir une copie des clauses qui encadrent un accès hors de l’Union européenne en écrivant à contact@koproz.com (ouvre votre messagerie). Vous pouvez aussi nous donner des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr (s’ouvre dans un nouvel onglet)).

Cookies et stockage du navigateur

• Cookie de session : vous garde connecté 30 jours, renouvelé à chaque jour d’usage. Indispensable.
• Cookie de double authentification : retient ce navigateur vérifié, 30 jours au plus, si vous l’avez activée. Indispensable.
• Choix de relecture de session : retenu dans le stockage du navigateur et dans un cookie, koproz_relecture_choix, pendant six mois. Il garde votre réponse, oui ou non, et n’identifie personne. Indispensable. Si vous acceptez, notre outil de mesure d’usage y ajoute un identifiant de visite.
• Espace syndic : il pose un cookie de session de 30 jours et, le temps de la double authentification, un cookie de vérification. Quand un cabinet ouvre le lien d’une invitation, un cookie de 30 minutes porte cette invitation le temps de l’accepter. Indispensables.

Aucun cookie publicitaire, aucun traceur entre sites.

Modifications

Toute modification est publiée sur cette page, avec un nouveau numéro de version et sa date d’entrée en vigueur. Si une modification change ce que nous faisons de vos données, nous vous le signalons aussi, dans Koproz ou par email, avant qu’elle s’applique.